复印机不同于一般的机器设备，其原理复杂涉及电子、光学、化学、物理、机械等知识。复印机使用一段时间后，由于光学系统，成像系统及定影系统的污脏及老化，使复印件变得脏黑有底灰，甚至出现全白等现象，所以，复印机在使用1～2个月就要维护保养，以便使复印机正常使用，减少故障率。  复印机属于大型办公设备，其特点是复印负荷大，经久耐用。不过即使是复印机，也需要定期清理和维护，如果缺少定期的维护，当复印机使用一段时间或复印份数达到一定数量后，就会出现一些小毛病，例如显影部件产生的粉尘、机件的污染以及磨损、或者是橡胶和塑料件的疲劳或老化等。这些故障都会影响到复印机的正常工作，并影响复印品质量。因此定期对复印机进行清理和维护非常重要。   在复印机的复印份数达到一定数量或一次复印量较大时(如1 000份至2 000份)时，应对复印机中易污染的部件进行清洁保养。主要包括清除感光板、电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸棍、稿台玻璃等易污染部位的污垢和灰尘，对其进行吹拂或擦拭。

复印机是指静电复印机，它是一种利用静电技术进行文书复制的设备。复印机属模拟方式，只能如实进行文献的复印。今后OfficeMate办公伙伴的复印机将向数字式复印机方向发展。

数字式复印机将使图像的存储、传输以及编辑排版（图像合成、信息追加或删减、局部放大或缩小、改错）等成为可能。它可以通过接口与计算机、文字处理机和其他微处理机相连，成为地区网络的重要组成部分。多功能化、彩色化、廉价和小型化、高速仍然是重要的发展方向

复印机是办公设备重要的一类，提倡主动维修，使机器的停机时间处于最小，从而获得最佳使用效率和价值。 复印机、打印机、传真机、证卡机等等……是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备，通过使用颗小的静电墨粉，利用静电原理，在感光材料上形成静电潜像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此，在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等，但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管，会增加机器的驱动负荷，妨碍热量的排除，说不定也可能是造成机器故障的原因。